TEKNIK
PENGAMBILAN KEPUTUSAN KELOMPOK SUMBANG SARAN DAN KELOMPOK NOMINAL
oleh:
Siska
Agustina
110131436524
BAB II
PEMBAHASAN
A.
Pengertian Pengambilan Keputusan
Pengambilan keputusan
bagi seorang manajer menggambarkan proses yang digunakan untuk memilih suatu
alternatif sebagai cara pemecahan masalah. Supandi & Sanusi (1988)
mengemukakan bahwa mengambil keputusan itu berbeda dengan hanya sekedar
memutuskan. Makna dari membuat/mengambil keputusan (decision making) adalah
menetapkan atau menentukan pilihan berdasarkan bukti, informasi, kepercayaan
yang masuk akal, lugas, dan relevan dengan tujuan yang telah ditetapkan.
Dengan demikian,
pengambilan keputusan adalah menetapkan pilihan atau alternatif secara
nalar/rasional dan menghindarkan diri dari pilihan yang tidak rasional, tanpa
alasan, atau hanya berdasarkan informasi yang kurang lengkap dan tidak relevan.
Keputusan itu merupakan jawaban terhadap masalah yang dihadapi, di mana setiap masalah itu
memiliki karakteristik sendiri-sendiri. Secara umum, dapat dikatakan bahwa
masalah adalah situasi, keadaan, atau hal yang menghambat tercapainya tujuan
yang telah ditetapkan (Supandi & Sanusi, 1988). Suatu keputusan dapat
dibuat secara perorangan atau berkelompok, bergantung pada masalah dan siapa
yang bertanggungjawab. Keptusan
perorangan dibuat oleh seorang pemimpin sendirian, sedangkan keputusan kelompok
dibuat oleh sekelompok orang.
B.
Bentuk Pengambilan Keputusan
Didalam organisasi, proses dan pengambilan keputusan
sangat tergantung pada individu dan kelompok. Keputusan individu dan keputusan
kelompok pada saat-saat tertentu dapat saja bertentangan, sehingga efektivitas
keputusan yang diambil tidak maksimal. Keadaan seperti ini dapat mempengaruhi
kinerja organisasi yang tidak juga maksimal.
a.
Keputusan Individu
Seperti yang telah diuraikan sebelumnya, bahwa keputusan
individu ditentukan oleh empat faktor perilaku, seperti nilai individu,
kepribadian, kecenderungan akan risiko dan kemungkinan ketidakcocokan.
Keputusan individu akan efektif apabila keempat faktor tersebut digunakan
sebagai pertimbangan, akan dapat menghasilkan keputusan yang lebih efektif dan
efisien, dengan catatan bahwa naluri berdasarkan pengalaman individu juga
berperan dalam pengambilan keputusan, makin banyak pengalaman individu akan
semakin baik naluri individu tersebut di dalam proses pengambilan keputusan.
b.
Keputusan Kelompok
Di dalam praktek, sebenarnya tidak ada keputusan
kelompok, tetapi proses pengambilan keputusan selalu dilakukan kelompokn (play makers), sedang keputusan
ditetapkan oleh pimpinan kelompok (decision
maker). Anggota kelompok bertugas menyiapkan data-data dan informasi (data-based) untuk dianalisis kelompok
secara bersama-sama, maupun oleh pimpinan kelompok untuk lebih menyakinkan
terhadap keputusan yang akan diambil. Permasalahanya tidak selalu terjadi
sinkronisasi dari tindakan anggota kelompok di dalam pengembangan data sehingga
ketepatan waktu di dalam pengambilan keputusan akan terpengaruh, yang dapat
mengakibatkan keputusan tidak efektif. Kondisi seperti ini hanya dapat diatasi
apabila semua anggota kelompok secara rutin melakukan pertemuan melalui koordinasi
kelompok.
c.
Keputusan Individu versus Keputusan Kelompok
Keputusan individu dapat dibandingkan dengan keputusan
individu lainnya, dan selanjutnya dibandingkan lagi dengan keputusan kelompok.
Perbandingan dapat dilakukan antarindividu di dalam kelompok, maupun individu
antarkelompok dan kelompok dengan kelompok. Dengan membuat perbandingan, antara
lain di dalam:
1. Kecepatan
dan akurasi (speed and accuracy)
2. Kreativitas
(creativity)
3. Penerimaan
atas keputusan individu dan keputusan kelompok (acceptance a individual and
group decision’s).
Kecepatan dan akurasi sangat
menentukan efektivitas keputusan yang diambil. Pengertiannya, bahwa kesiapan
data atau fakta di dalam proses pengambilan keputusan akan menentukan kecepatan
dan ketepatan terhadap keputusan yang diambil, semakin cepat data dan fakta
tersedia akan semakin akurat keputusannya.
Kreatifitas
di dalam proses pengambilan keputusan maksudnya adalah situasi di dalam proses
pengambilan keputusan akan selalu berbeda dan tidak akn sama, sehingga
dibutuhkan kreativitas untuk dapat menciptakan suatu kondisi yang memungkinkan
proses pengambilan keputusan dapat dilakukan, sampai tahap keputusan tersebut
diputuskan. Kondisi dari setiap proses pengambilan keputusan tidak pernah sama,
sehingga pengambilan keputusan harus dapat mengkondisikan suatu keadaan didalam
proses pengambilan keputusan agar keputusan itu efektif dan akurat.
C.
Teknik-teknik Penyelesaian Masalah secara Kelompok
Teknik yang menggunakan kelompok-kelompok dalam membuat
keputusan pada umumnya mengharuskan mereka untuk dapat mencapai konsensus.
Menurut seorang ahli pengambil keputusan, konsensus (consensus)” dicapai jika semua anggota dapat berkata bahwa mereka
setuju dengan keputusan itu atau mereka tak mampu meyakinkan sudut pandang
mereka kepada orang-orang lain. Dalam analisis akhir, setiap orang setuju untuk
mendukung hasilnya.” Definisi ini menunjukkan bahwa konsensus tidak menuntut
perjanjiandengan suara bulat karena anggota-anggota kelompok mungkin masih
tidak setuju dengan keputusan akhir, namun bersedia untuk bekerja menuju
keberhasilannya.
Kelompok dapat mengalami jalan buntu ketika sedang
mencoba untuk samapai pada keputusan konsensus. Bagi seseorang, kelompok
mungkin tidak menghasilkan semua alternatif yang relevan untuk suatu masalah
karena individu mendominasiatau mengitimidasi anggota-anggota kelompok lainnya.
Hal ini jelas dan samar. Misalnya, anggota kelompok yang memiliki kekuasaan
atau otoritas, seperti CEO, dapat mengitimidasi, tanpa memerhatikan gaya
antarpribadi, hanya dengan kehadirannya di dalam ruangan. Lagi pula, rasa malu
menghambat munculnya alternatif-alternatif. Rasa malu atau kecemasan sosial
bagi individu dapat menahan masukan mereka karena takut akan kecanggungan atau
kurangnya percaya diri. Pemberian kepuasaan adalah halangan lain dalam
pengambilan keputusan kelompok yang efektif. Seperti yang telah dinyatakannya
sebelumnya, kelompok-kelompok memberikan kepuasaan karena terbatasnya waktu,
informasi atau kemampuan untuk menangani sejumlah besar informasi. Seorang ahli
manajemen menawarkan apa yang harus “ dikerjakan” dan apa “ yang tidak boleh
dikerjakan” untuk secara berhasil mencapai konsensus: Kelompok-kelompok
sebaiknya menggunakan keterampilan mendengarkan aktif, melibatkan sebanyak
mungkin anggota, mencari alasan di balik argument dan menggali fakta-fakta.
Pada saat bersamaan, kelompok sebaiknya tidak melakukan apa yang disebut “
dagang kuda” (Saya akan mendukung keputusan Anda ini karena Anda mendukung saya
pada keputusan terakhir), tidak mengarahkan pemungutan suara atau setuju hanya
untuk menghindari “menggoncang perahu.” Pemungutan suara tidak dianjurkan
karena dapat memecah kelompok menjadi pemenang dan pecundang.
Para ahli pengambilan keputusan telah mengembangkan tiga
teknik pengambilan keputusan kelompok-sumbang saran (brainstorming), teknik kelompok nominal, dan teknik Delphi.
Mengetahui teknik-teknik tersebut dapat membantu manajer dan calon manajeruntuk
menggunakan metode pengambilan keputusan berbantuan kelompok secara lebih
efektif. Selain itu, beragamnya pengambilan keputusan berbantuan computer akan
memampukan manajer untuk menggunakan teknik-teknik ini guna memecahkan masalah
yang kompleks dengan jumlah kelompok yang besar.
Bentuk
paling lazim dari pengambilan keputusan kelompok terjadi dalam kelompok
interaksi. Dalam kelompok ini, para anggota bertatap muka dan mengandalkan baik
interaksi verbal maupun nonverbal untuk berkomunikasi satu sama lain. Tetapi
seperti diperagakan oleh pembahasan kami mengenai pemikiran kelompok, kelompok
interaksi sering menyensor diri mereka dan meneken anggota individual ke arah
kesesuaian pendapat. Sumbang saran (brainstorming),
teknik kelompok nominal dan pertemuan elektronik telah diusulksn sebagai cara-cara
mengurangi masalah yang tertanam (inherent)
dalam kelompok interaksi tradisional.
a.
Sumbang Saran
Sumbang saran dimaksudkan untuk mengatasi tekanan-tekanan
untuk kesesuaian dalam kelompok interaksi itu yang menghambat pengembangan
alternative-alternatif yang kreatif. Teknik tersebut melakukan hal ini dengan
memenfaatkan proses penimbulan gagasan yang secara khusus mendorong setiap dan
semua alternatif, sementara menahan setiap kritik terhadap
alternatif-alternatif itu.
Sumbang saran ini dikembangkan oleh A F Osborn, seorang
eksekutif iklan, untuk meningkatkan kreativitas. Sumbang saran (brainstorming) digunakan untuk mambantu
kelompok-kelompok dalam menghasilkan banyak ide dan alternatif un tuk
memecahkan masalah. Teknik ini efektif karena membantu menurunkan gangguan yang
disebabkan oleh reaksi kritis dan reaksi yang bersifat menilai terhadap ide-ide
seseorang dari anggota kelompok lainnya.
Waktu mengadakan sumbang saran, kelompok disatukan dan
masalah yang dihadapi dikaji. Anggota-anggota individual kemudian diminta untuk
secara diam menghasilkan ide / alternatif untuk memecahkan masalah. Penghasilan
ide diam-diam ini dianjurkan atas praktik agar anggota-anggota kelompok secara
acak mengeluarkan ide yang akan mambawa pada sejumlah gagasan unik lebih besar.
Kemudian ide-ide/alternatif dikumpulkan dan ditulis pada papan atau bagan peta.
Penelitian baru-baru ini menyatakan bahwa para manajer atau para pemimpin tim
mungkin ingin mengumpulkan ide-ide sumbang saran dengan tanpa nama. Hasil-hasil
memperlihatkan bahwa ide-ide yang lebih controversial dan lebih banyak ide yang
tidak berlebihan dihasilkan oleh kelompok-kelompok sumbang saran tanpa nama
daripada dengan nama. Akhirnya, keputusan kedua digunakan untuk mengkritik dan
mengevaluasi alternatif-alternatif. Para manajer dinasihatkan untuk mengikuti
empat aturan sumbang saran diantaranya:
1. Menekankan
kuantitas daripada kualitas. Para manajer sebaiknya mencoba untuk menghasilkan
dan menuliskan sebanyak mungkin ide. Dengan mendorong kuantitas akan mendorong
orang-orang untuk berpikir melampaui ide-ide kecil mereka.
2. Kebebasan
bergerak sebaiknya didorong dan jangan menetapkan batasan. Anggota-anggota
kelompok dinasihatkan untuk menawarkan setiap ide dan semua ide yang mereka
miliki. Semakin gila dan semakin aneh ide tersebut, semakin baik.
3. Menunda
penilaian. Jangan mengkritik selama tahap awal pembangkitan ide. Frasa-frasa
seperti “ kita tak pernah mengerjakan dengan cara itu,” “ itu tidak akan
berjalan,” “terlalu mahal,” dan “atasan tak akan setuju” sebaiknya tidak
digunakan.
4. Mengabaikan
senioritas. Orang-orang enggan untuk bergerak bebas jika mereka sedang mencoba
untuk memberikan kesan kepada atasan mereka atau jika ide-ide dimotivasi secara
politis. Fasilitator sesi sumbang saran sebaiknya menekankan bahwa setiap orang
memiliki derajat yang sama. Tak seorang pun diberi “ kekuasaan veto” ketika
sedang menjalankan sumbang saran.
Sumbang saran merupakan
teknik efektif untuk menghasilkan ide-ide/alternatif baru, namun tidak tepat
untuk mengevaluasi alternatif atau memilih solusi.
Dalam
suatu pertemuan sumbang saran yang lazim, setengah sampai satu lusin orang di
sekeliling sebuah meja. Pemimpin kelompok menyatakan masalahnya secara jelas
sehingga dipahami oleh semua peserta. Kemudian para anggota “bebas melontarkan”
sebanyak mungkin alternatif pada waktu yang ditetapkan. Tidak diizinkan kritik
dan semua alternatif direkam untuk pembahasan dan analisis nanti. Bahwa satu
gagasan merangsang gagasan yang lain dan bahwa pertimbangan atau bahkan
saran-saran yang paling aneh ditahan sampai nanti akan mendorong anggota
kelompok untuk “memikirkan yang tidak biasa.” Akan tetapi sumbang saran sekedar
suatu proses untuk menimbulkan gagasan. Tiga teknik berikutnya melangkah lebih
jauh dengan menawarkan metode yang benar-benar sampai pada pemecahan yang lebih
disukai.
b. Teknik Kelompok Nominal
Teknik Kelompok Nominal atau Nominal Group Technique (NGT) membantu kelompok untuk menggerakkan
ide dan mengevaluasi serta memilih solusi-solusi. NGT merupakan pertemuan
terkonsepsi yang mengikuti format ini.
Sebuah kelompok dikumpulkan untuk membicarakan masalah
atau persoalan khusus. Setelah masalah dipahami, individu-individu secara diam
menghasilkan ide-ide secara tertulis. Masing-masing individu kemudian menawarkan
sebuah gagasan dari daftarnya. Ide-ide dicatat pada papan tulis atau flip chart dan tidak didiskusikan pada
tahapan proses ini. Setelah semua ide telah didapatkan, kelompok
mendiskusikannya dan setiap orang dapat mengkritik atau mempertahankan setiap
item.
Teknik
kelompok nominal membatasi pembahasan atau komunikasi antarpribadi selama
proses pengambilan keputusan, karena itu disebut nominal. Semua anggota
kelompok secara fisik hadir, seperti dalam pertemuan komite tradisional, tetapi
anggota-anggota beroperasi secara indepeden. Khususnya, suatu masalah disajikan
dan kemudian langkah-langkah berikut diambil:
1.
Anggota melakukan rapat sebagai
kelompok, tetapi sebelum diskusi berlangsung tiap anggota secara independen
menuliskan gagasan-gagasannya mengenai masalah itu.
2.
Setelah kurun waktu hening, tiap anggota
menyajikan satu gagasan kepada kelompok. Tiap anggota mengambil gilirannya
secara berkeliling meja, dengan menyajikan satu gagasan tunggal sampai semua
gagasan telah disajikan dan direkam (lazimnya pada papan tulis dengan kapur
atau lembar kertas ). Tidak dilakukan
pembahasan sebelum semua gagasan dicatat.
3.
Sekarang kelompok membahas
gagasan-gagasan untuk memperjelas dan menilai gagasan itu.
4.
Tiap anggota kelompok dengan diam dan
independen mengurutkan peringkat gagasan. Keputusan akhir ditentukan oleh
gagasan yang mendapat peringkat tertinggi.
Pada
langkah selanjutnya, klarifikasi diberikan dan juga persetujuan atau tidak
persetujuan umum dengan gagasan. Teknik “kotak sabun 30 detik”, yang memerlukan
pemberian maksimum waktu 30 detik kepada setiap partisipan untuk mempertahankan
atau melawan setiap ide yang sedang dibicarakan, dapat dipakai untuk
memfasilitasi diskusi ini. Akhirnya, anggota-anggota kelompok memberikan
pemungutan suara (voting) tanpa nama
atas pilihan-pilihan utama mereka dengan prosedur pemungutan suara yang diberi
bobot (misal, pilihan pertama = 3 poin; pilihan kedua = 2 poin; pilihan ketiga
= 1 poin). Pemimpin kelompok kemudian menambahkan suara untuk menentukan
pilihan kelompok. Sebelum membuat keputusan akhir, kelompok dapat memutuskan
untuk membicarakan item-item yang diberi peringkat paling atas dan menjalankan
putaran pemungutan suara kedua.
Teknik kelompok nominal ini menurunkan hambatan terhadap
pengambilan keputusan kelompok dengan (1) memisahkan sumbang saran dari
evaluasi, (2) meningkatkan partisipasi seimbang antar anggota kelompok, dan (3)
menggabungkan teknik-teknik pemungutan suara matematis agar dapat mencapai konsensus.
NGT telah berhasil digunakan pada berbagai situasi pengambilan keputusan yang
berbeda. Keuntungan utama dari teknik kelompok nominal adalah bahwa teknik ini
memungkingkan kelompok untuk bertemu secara formal tetapi tidak membatasi
pemikiran bebas, seperti kelompok interaksi.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar